Sąskaitų išrašymo ir sandėlio valdymo sistema – nepamainoma pagalba

administratorius/ September 18, 2014/ Valdymo sistemos/

Jei mažesnės įmonės dar gali susidoroti su užsakymais ir jų dokumentacija įprastiniais metodais, kalbant apie didelį koncerną, tai įsivaizduoti sunku. Kita vertus, tai vis dar įmanoma, tačiau priklauso nuo to, kiek žmogiškųjų resursų skiriama. Kadangi darbo jėga turi tendenciją brangti, ieškoma būdų, kuo galima ją pakeisti ar bent sumažinti. Šiuo atveju į pagalbą pasitelkiama sąskaitų išrašymo ir sandėlio valdymo sistema, kuri beveik akimirksniu sumažina personalo, atsakingo už dokumentaciją ir sandėlio valdymą, poreikį.

Svarbi užduotis įmonei – efektyvus atsargų valdymas. Jų perteklius yra laikomas turto įšaldymu, prekės pradeda senti, tampa nebepaklausios, o jų sandėliavimas didina patiriamus kaštus. Kita vertus, per mažas atsargų kiekis negali patenkinti klientų poreikių, kas gali sąlygoti nepasitenkinimą ar konkurentų pasirinkimą – taigi tiesioginį pardavimų mažėjimą. Tiesa, nuspręsti dėl atsargų kiekio – nelengvas darbas, todėl sandėlio valdymo sistema galėtų padėti tai padaryti ir ne atsitiktiniu būdu, o išanalizavusi praeityje vyravusius klientų poreikius, atsižvelgdama į sezoniškumus ar kitus rinkos pokyčius. Tad tokia sistema gali būti nepakeičiama priimant pagrįstus sprendimus apie prekes ir atsargas.

Dar vienas tokio tipo valdymo sistemos privalumas – sąskaitų išrašymas. Kuo labiau automatizuoti šį procesą nori tiek smulkios, tiek didelės įmonės, nes pirmosios negali skirti šiams darbui pakankamai žmogiškųjų resursų, o antrosios supranta galimo efektyvumo naudą. Kasdieniai srautai, kai pardavėjai apsikeičia PVM sąskaitomis yra nenutrūkstami ir svarbūs. Pagal turimus duomenis, atliktą pirkimą sistema sugeneruoja reikiamą sąskaitą ir siunčia tiesiai užsakovui. Naujausios sąskaitų išrašymo sistemos sujungia klientus su pardavėjais tiesiogiai ir nebereikia naudotis el. paštu, kad dokumentas būtų išsiųstas. Tai padeda sutaupyti kaštus, nes išnyksta poreikis išsaugoti, talpinti, spausdinti.

Galiausiai, užtikrinamas didesnis skaidrumas kalbant apie finansinius procesus. Išrašomų sąskaitų skaičius dažnai yra toks, kad susekti visus piniginius srautus gali būti sunku net ir itin patyrusiems apskaitininkams. Be to, užsakovui suklydus, reikia papildomo laiko, kad būtų atrasta klaida ir išsiaiškinta, kodėl taip atsitiko. Apskaitininko darbas praranda našumą. Taip pat naudingas sąskaitų išrašymo sistemos privalumas yra kelių sąskaitų apjungimas į vieno mėnesio mokėjimą. Tarkim, jei yra išrašomos kelios sąskaitos, galima jas apmokėti vienu metu ir sistema tai užfiksuoja. Tokiu būdu išvengiama papildomų mokesčių bankui ir abi pusės lieka patenkintos. Taigi sąskaitų išrašymo ir sandėlio valdymo sistema ne tik gali, bet būtinai taps inovatyvaus verslo dalimi.