Kandidatų patikra nėra „nepasitikėjimas žmogumi“. Tai normalus rizikų valdymas, ypač kai kalbame apie darbą, kuriame yra atsakomybė, prieiga prie turto, transporto priemonių, klientų ar jautrios informacijos. Viena klaida įdarbinant gali kainuoti daug daugiau nei pati atranka: prastovos, nuostoliai, ginčai, baudos, sugadinta reputacija, papildomas personalo krūvis.
Darbdaviui svarbiausia turėti aiškų procesą, o ne improvizuoti „pagal nuojautą“. Kandidatų patikra turi būti skaidri, teisėta ir vienoda visiems. Tai apsaugo ne tik įmonę, bet ir pačius kandidatus, nes sumažina nesusipratimų ir neteisingų lūkesčių tikimybę.
Kodėl patikra ypač svarbi tarptautiniame įdarbinime
Kai įdarbinimas vyksta tarp šalių, rizikų daugėja. Dokumentai gali būti iš skirtingų sistemų, darbo patirtis – sunkiau patikrinama, o komunikacija – priklausoma nuo kalbos ir atstumo. Be to, žmogus dažnai priima sprendimą dar būdamas kitoje šalyje, todėl svarbu, kad sąlygos būtų aiškios ir patvirtintos.
Tokiose situacijose ypatingą reikšmę turi skaidrumas, nes kandidatai dažnai ieško ne bet kokio darbo, o konkretaus segmento – pavyzdžiui, darbas Europoje užsieniečiams – kur aktualūs leidimai, dokumentai, apgyvendinimas, draudimas ir aiški tvarka, ką daryti atvykus.
Patikros principas: tikrink tai, kas turi realią reikšmę
Prieš pradedant tikrinti „viską iš eilės“, verta susidėlioti logiką: tikrinti reikia tai, kas tiesiogiai susiję su pareigomis ir rizika. Kuo didesnė atsakomybė – tuo griežtesnė patikra. Kuo paprastesnės pareigos – tuo patikra gali būti lengvesnė, bet vis tiek tvarkinga.
Svarbiausia taisyklė: patikra turi būti dokumentuota. Kitaip tariant, turi būti aišku, ką patikrinai, kada patikrinai ir kokiu pagrindu priėmei sprendimą.
1) Tapatybė ir teisė dirbti
Tai yra pirmas filtras, be kurio visa kita netenka prasmės. Jei žmogus negali teisėtai dirbti, įdarbinimas gali tapti rizika tiek įmonei, tiek pačiam kandidatui.
Būtina patikrinti:
- asmens tapatybės dokumento galiojimą ir duomenų sutapimą;
- teisę dirbti konkrečioje šalyje (pagal šalies taisykles);
- ar pateikti dokumentai nėra akivaizdžiai sugadinti ar įtartini.
Po šio sąrašo svarbu pabrėžti: tvarkingi dokumentai yra ne „biurokratija“, o apsauga nuo situacijų, kai vėliau tenka stabdyti darbą dėl formalumų.
2) Kvalifikacija ir licencijos (jei pareigoms būtina)
Kai kurioms pozicijoms kvalifikacija yra kritinė: vairuotojai, technikai, tam tikri sandėlio darbai, specializuotos gamybos pozicijos. Tokiais atvejais „moku“ nėra pakankama – reikia patikrinamo pagrindo.
Būtina patikrinti:
- pažymėjimus, kategorijas, sertifikatus, jei jie reikalingi pareigoms;
- ar dokumentai galioja ir ar atitinka šalies reikalavimus;
- ar kandidato patirtis realiai atitinka darbo pobūdį (ne tik pavadinimą).
Po šio sąrašo verta pasakyti aiškiai: klaidingas kvalifikacijos įvertinimas dažnai baigiasi incidentais, broku arba baudomis.
3) Darbo patirtis: tikrinti protingai, ne formaliai
Darbo patirties tikrinimas nėra „paprašyti CV“. CV gali būti tvarkingas, bet neatitikti realybės. Svarbiausia – patikrinti, ar žmogus tikrai darė tai, ką teigia, ir kokiomis sąlygomis.
Praktinis būdas – tikslūs klausimai: kokie buvo maršrutai, kokia technika, koks grafikas, kokios atsakomybės, kokie įrankiai ar sistemos naudotos. Žmogus, turintis patirties, atsako konkrečiai. Žmogus be patirties dažniausiai kalba bendrai.
Patirties patikrai naudinga:
- 1–2 rekomendacijos (jei įmanoma);
- konkrečios situacinės užduotys (ką darytum, jei…);
- trumpas bandomasis laikotarpis su aiškiais kriterijais.
Po sąrašo: svarbu, kad bandomasis laikotarpis būtų aiškus ir sąžiningas – su konkrečiais lūkesčiais ir įvedimu, o ne „mes pažiūrėsim“.
4) Finansiniai ir teisiniai rizikos signalai (tik tiek, kiek leidžia teisė)
Šita tema jautri, todėl principas toks: tikrinti galima tik tai, kas tiesiogiai susiję su pareigomis ir ką leidžia teisės aktai. Darbdavys neturėtų „medžioti“ asmens privačių detalių, bet turi teisę apsaugoti įmonę nuo akivaizdžių rizikų, jei pareigos to reikalauja.
Jei pozicija susijusi su didelės vertės turtu, transportu ar atsakomybe už saugą, gali būti pagrįsta prašyti papildomos informacijos pagal teisėtą tvarką (pavyzdžiui, tam tikrų pažymų, jei to reikalauja sritis). Tačiau tai turi būti daroma skaidriai, aiškiai paaiškinant kandidatui, kodėl tai reikalinga.
5) Sveikata ir sauga: ne spėlioti, o planuoti
Kai darbas fiziškai sunkus ar susijęs su rizika (krovos darbai, vairavimas, darbas pamainomis), svarbu įvertinti, ar kandidatas supranta saugos taisykles ir ar yra pasiruošęs laikytis procedūrų.
Čia tikslas nėra „atrinkti idealiai sveikus“. Tikslas – sumažinti nelaimių riziką, užtikrinti tinkamą apmokymą ir aiškų įvedimą.
Saugos patikrai svarbu:
- aiškus instruktažas ir pasirašytas supažindinimas;
- bandomasis laikotarpis su realiu stebėjimu, o ne „mes pasitikim“;
- aiškus atsakingas asmuo, į kurį kreipiamasi dėl problemų.
Po sąrašo: nelaimės darbe dažniausiai kyla ne dėl blogų žmonių, o dėl blogų procesų.
6) Sutartis ir sąlygos: patikra turi būti abipusė
Dažnai pamirštamas faktas: patikra yra ne tik apie kandidatą. Kandidatas taip pat „tikrina“ darbdavį. Jei sąlygos miglotos, atlygis neaiškus, apgyvendinimas aptariamas puse lūpų, kandidatas gali išvažiuoti po savaitės. Tai irgi rizika.
Todėl prieš įdarbinant būtina turėti aiškiai aprašytas sąlygas: atlygio struktūrą, grafiką, pareigas, apgyvendinimą (jei suteikiamas), draudimą, įvedimą. Kuo mažiau „pilkųjų zonų“, tuo mažiau konfliktų.
Pabaigai
Kandidatų patikra yra paprasta idėja: įdarbinti ne „greičiausią“, o „tinkamiausią“, mažinant riziką įmonei ir kandidatui. Tapatybė, teisė dirbti, kvalifikacija, patirtis, sauga ir aiškios sąlygos – tai šeši stulpai, kurie iš esmės uždaro didžiąją dalį problemų dar prieš joms prasidedant.
Kai patikra tvarkinga, įdarbinimas tampa prognozuojamas: mažiau prastovų, mažiau konfliktų, mažiau netikėtumų. O tai logistikos ir darbo rinkoje yra tikras konkurencinis pranašumas.
